“Zucht, het teamoverleg…”

Dat is helaas vaak het gevoel. Het teamoverleg gaat al jaren hetzelfde, kost veel tijd en staat niet ter discussie. Veelgehoorde aanpak: een rondje ‘waar is iedereen mee bezig’, een update over de reorganisatie en een verdiepingsthema.

Weliswaar lekker vertrouwd, maar is het ook effectief?

Dat hangt ervan af. Helpt het teamoverleg jullie als team verder? Past de aanpak bij jullie doelen?

Een nuttig teamoverleg vraagt om 3 dingen:
1. Een gezamenlijk bepaald doel
2. Een daaraan dienende, flexibele, structuur
3. Goed leiderschap — en niet alleen door de leider…

3 tips voor een effectief teamoverleg

1. Bepaal het doel

Om teamoverleg zinvol te maken, is allereerst een helder doel nodig. Het is wonderlijk hoe vaak dat niet expliciet wordt gemaakt. Waarvoor moeten jullie eigenlijk afstemmen? Dat begint bij een blik op jullie teamopdracht en -taken. Een teamoverleg is slechts een middel om die teamdoelen te behalen.

Vaak heeft een teamoverleg enkele hoofddoelen. Belangrijker nog is dat ook elk agendapunt een specifiek doel heeft. Denk aan:

  • Informeren
  • Analyseren
  • Taken verdelen
  • Voortgang bewaken
  • Oplossingen vinden
  • Beslissingen nemen
  • Van elkaar leren

Maak heel duidelijk welk doel elk agendapunt heeft. Dat bepaalt namelijk je verwachting van je collega’s. Om oplossingen te verzinnen wil je een ander soort interactie en gedrag, dan als je een gedragen beslissing wilt nemen. De aanpak van het overleg moet dus ook verschillen per agendapunt. Dit doe je met structuur en werkvormen.

2. Varieer met structuur en aanpak

Als je per agendapunt het doel en gewenste resultaat helder hebt, kun je een passende aanpak bepalen. Ik geef drie voorbeelden.

  • Als het doel is om een gezamenlijk besluit te nemen, hanteer dan de BOB-structuur. Je doorloopt een proces van Beeldvorming (wat is er aan de hand), via Oordeelsvorming (wat vinden we daarvan) naar Besluitvorming (wat willen we). Lees meer: Groepsbesluitvorming met het BOB-model.
  • Als het doel is om oplossingen te zoeken voor een probleem, hanteer dan de regels van brainstormen. Krijg eerst een goed beeld van de situatie (wat is precies het probleem/de vraagstelling, wat weten we wel en niet). Vervolgens ga je in verschillende stappen creatief denken. Dat betekent: veel verzinnen, niet oordelen, op elkaar voortbouwen. Lees meer over brainstormen.
  • Als het doel is om van elkaar leren, kun je als team starten met intervisie. Daarbij staat de analyse van één casus centraal, maar leert iedereen van de bespreking. Dit kan in een aparte intervisiegroep, maar zeker ook als speciale editie van het teamoverleg. Lees meer: Wat intervisie oplevert voor teams.

Wat het doel ook is: durf te variëren in werkvormen. Eenvoudige vormen als subgroepen, tweetallen, of een individuele schrijfopdracht geven al inspiratie en tijdwinst. Maar de mogelijkheden zijn eindeloos: werken met stellingen, visualisaties, opstellingen… we trainen je team hierin graag.

3. Inspirerende leiding

Iedere vorm van samenwerken heeft leiding nodig. Zo is het ook met vergaderen. De voorzitter bewaakt agenda en tijd, kiest een passende aanpak en werkvorm, let op de balans in spreken en luisteren, en vat discussies en actiepunten samen.

Maar let op. Voor een écht goed teamoverleg is het belangrijk dat niet alleen de voorzitter verantwoordelijk is voor de gang van zaken. Het teamoverleg (en het team…) wordt sterker als iedereen verantwoordelijk is. Door bijvoorbeeld werkafspraken te maken, allemaal alert te zijn op het goede verloop van de vergadering en elkaar aan te spreken als hiervan wordt afgeweken.

Om die brede verantwoordelijkheid te bereiken, loont het om het voorzitterschap ter discussie te stellen. Waarom zou een hiërarchisch leidinggevende ook het teamoverleg moeten leiden? Wat is het effect daarvan, en willen jullie dat effect? Een andere aanpak is om (evt. tijdelijk) te werken met roulerend voorzitterschap. Daarbij neemt elke voorzitter zijn eigen stijl en aanpak mee en zorgt zo voor vernieuwing. Al evaluerend kunnen jullie bepalen wat je van alle aanpakken wilt behouden.

Veel overlegplezier en -nut gewenst!

Miriam Brouwer, januari 2020

Kan jullie teamoverleg beter?

Als teamcoaches en trainers helpen we je graag om jullie teamoverleg effectiever te maken. Dat kan op verschillende manieren, zoals via training, coaching-on-the job of coaching van de voorzitter. Mail info@denieuwezone.nl of bel 06-42160810.

Neem contact op

Meer samenwerktips