“Zucht, het teamoverleg…”
Dat is helaas vaak het gevoel. Veelgehoorde aanpak: een rondje ‘waar is iedereen mee bezig’, een update over organisatieontwikkelingen en wellicht een verdiepingsthema.
Helpt zo’n teamoverleg jullie echt? Als je denkt dat het beter kan, dan is dat waarschijnlijk zo :-)
Hieronder 3 tips voor een nuttig (en prettig) teamoverleg!
1. Een gezamenlijk bepaald doel
2. Een daaraan dienende, flexibele, structuur
3. Goed leiderschap – let op: niet alleen door de manager!
3 tips voor een effectief teamoverleg
1. Bepaal de doelen
Het is wonderlijk hoe vaak er geen expliciete doelen zijn bepaald voor het teamoverleg. Teamoverleg is slechts een middel, dat moet helpen om heel gericht jullie teamopdracht en -taken te behalen. Als de opdracht en taken veranderen, kunnen doel en aanpak van het teamoverleg ook veranderen.
Waarover moeten jullie afstemmen? En met welk doel? Vaak heeft een teamoverleg enkele hoofddoelen. Let op: een agendapunt moet ook steeds een specifiek doel hebben. Denk aan:
- Informeren
- Analyseren
- Taken verdelen
- Voortgang bewaken
- Oplossingen vinden
- Beslissingen nemen
- Van elkaar leren
Maak bij elk agendapunt het doel duidelijk, en de verwachting van de deelnemers. Afhankelijk hiervan, varieer je in structuur en werkvormen.
2. Varieer met structuur en aanpak
De aanpak kan verschillen per teamoverleg en per agendapunt. Het hangt immers af van het doel, welke uitwisseling dat vraagt. Ik geef drie voorbeelden.
- Als het doel is om een gezamenlijk besluit te nemen, hanteer dan de BOB-structuur voor groepsbesluitvorming. Je doorloopt een proces van Beeldvorming (wat is er aan de hand), via Oordeelsvorming (wat vinden we daarvan) naar Besluitvorming (wat willen we). Dat kan kort of uitgebreid, als het maar bewust gebeurt.
- Als het doel is om oplossingen te zoeken voor een probleem, hanteer dan de regels van brainstormen. Krijg eerst een goed beeld van de situatie – wat is precies het probleem/de vraagstelling. Vervolgens ga je in verschillende stappen creatief denken. Dat betekent: veel verzinnen, niet oordelen, op elkaar voortbouwen.
- Als het doel is om van elkaar te leren, kun je een intervisiewerkvorm gebruiken. Daarbij staat de analyse van één casus centraal, maar leert iedereen van de bespreking. Dit kan in een aparte intervisiegroep, maar zeker ook als speciale editie van het teamoverleg.
3. Inspirerende leiding
Natuurlijk is er leiding nodig. Traditioneel bewaakt de voorzitter agenda en tijd, zorgt voor een balans in het gesprek en vat samen. Maar let op. In een écht goed teamoverleg is iedereen hiervoor verantwoordelijk. Het helpt om hierover werkafspraken te maken, allemaal alert te zijn op het goede verloop van de vergadering en elkaar aan te spreken als hiervan wordt afgeweken.
Rouleren in voorzitterschap is vaak een mooie (tijdelijke) manier om ingesleten overleggen te verbeteren. Waarom zou de leidinggevende ook het teamoverleg moeten leiden? Bij rouleren neemt elke voorzitter zijn eigen stijl en aanpak mee en zorgt zo voor vernieuwing. Al evaluerend kunnen jullie bepalen wat je van alle aanpakken wilt behouden.
Veel overlegplezier en -nut gewenst!