Werkdruk kán lekker zijn. Maar te lang en teveel is risicovol.

Als jouw team kampt met te hoge werkdruk, check dan eerst eens: Zijn er heldere gezamenlijke doelen en prioriteiten? En houden jullie je hieraan, zowel als leiding als als medewerkers?

Dat laatste is heel vaak niet zo. Dan sluipen er in praktijk allerlei werkzaamheden in die veel tijd (en energie) kosten, maar niet direct aan de strategische prioriteiten bijdragen.

De waan van de dag

Dat komt omdat we (zowel leiding als medewerkers) vaak in de waan van de dag urgentie en belang verwarren. Terwijl dat twee totaal verschillende dingen zijn:

Urgent is wat nu om aandacht vraagt.
Belangrijk is wat essentieel is om strategische doelen te bereiken.

Die definitie is belangrijk. We denken namelijk vaak dat alles wat (nadrukkelijk) om onze aandacht vraagt, belangrijk is. Dat is absoluut niet zo. Sterker nog, urgente dingen zijn vaak vooral belangrijk voor anderen…

Werkdruk verlagen

Om de werkdruk te verlagen, is het belangrijk om als team expliciet verschil te maken tussen urgente en belangrijke zaken. Dat kun je doen met dit stappenplan, gebaseerd op de bekende systematiek van Stephen Covey.

Een eenvoudige methode voor teamfocus

  • Begin door een overzicht te maken van alles wat jullie (zouden willen) doen.
  • Deel al die activiteiten in naar urgentie en belang.
  • Bekijk de vier kwadranten.
  • Elk kwadrant vraagt om een specifieke actie.

A. Kritische activiteiten: doen!

Zaken die urgent en belangrijk zijn: gewoon doen.

B. Belangrijke doelen: inplannen

De belangrijke dingen waar jullie nu niet aan toekomen, omdat ze niet urgent zijn, gaan jullie inplannen. Deze vallen vaak onder preventie, training, strategievorming, planning, standaardisering, relatiemanagement etc. Als jullie hier meer tijd voor maken, zal de hoeveelheid urgente zaken afnemen.

C. Interrupties: schrappen of delegeren

Schrap of delegeer activiteiten in kwadrant C. Lastig, want ze zijn urgent en anderen vinden ze belangrijk. Maar jullie niet! Jullie moeten tijd vrijmaken voor de eigen belangrijke activiteiten.

D. Afleidingen: beëindigen

Alles wat niet urgent én niet belangrijk is, gaan jullie zoveel mogelijk elimineren. Denk aan ingesleten reguliere overleggen die niet langer hun doel dienen of vluchtgedrag (“laten we X nogmaals goed uitzoeken”).

Als je deze stappen voor alle activiteiten doorloopt, komen jullie zélf weer aan het stuur te staan.

(bron: Stephen Covey)

Miriam Brouwer

oktober 2015

Werkdruk aanpakken met je team?

Onze ervaren trainers en teamcoaches begeleiden jullie met veel plezier om werkdruk om te zetten in werkplezier.

Neem contact op

Meer Samenwerktips