Ben jij als manager spelverdeler in je team? Of zit je in de helikopter en bezie je van daaruit de samenwerking?
In praktijk merk ik dat veel managers die de samenwerking in hun team willen verbeteren, in de rol van spelverdeler terechtkomen. Ze richten zich op de individuen. Via het aansturen en coachen van individuele teamleden proberen ze te bereiken dat er onderling meer kennis wordt gedeeld, hulp wordt aangeboden, en dat mensen elkaar rechtstreeks aanspreken.
Dat blijkt vaak hard werken. En de onderlinge interactie komt maar mondjesmaat in beweging. Hoe komt dat?
Dat komt omdat een team een sterk ‘systeem’ is, met zijn eigen cultuur en gewoontes. Individueel gedrag wordt sterk beïnvloed door dat systeem. Om individuen in beweging te krijgen, moet je ook het systeem bekijken en beïnvloeden. Dat betekent dat je uit de rol van spelverdeler stapt en in de helikopter. Je gaat boven het team hangen, bekijkt de patronen in het systeem en de omgeving, en bepaalt zo wat het team nodig heeft. Je sturing en coaching richt je vervolgens op het team als geheel.
Dat lijkt misschien lastig, maar is in praktijk niet zo moeilijk.
Ik geef je 3 tips om je team vanuit de helikopter in beweging te krijgen.
3 tips om vanuit de helikopter te sturen
1. Sluit aan bij de teamfase
De eerste blik die je vanuit de helikopter werpt, gaat over de fases van teamontwikkeling. In welke fase bevindt je team zich? Om welk type leiderschap en begeleiding vraagt dat?
Teams doorlopen vier fases. Bij elke fase hoort ook een (onbewuste) behoefte. Het gedrag van teamleden, en daarmee het patroon van een team als geheel, is daarmee eigenlijk heel voorspelbaar. In elke fase is er een reden waarom mensen bepaald gedrag vertonen en is er bepaald gedrag vanuit jou als manager nodig. Zo groeit het team naar de volgende fase.
Hieronder vat ik de teamfases kort samen. De rol van de manager verschuift grofweg van sturend naar coachend, naarmate het team groeit. Je leest hier meer over de fases en wat ze vragen van de manager: Waarom doet mijn team zo?
1 Los zand-fase team heeft behoefte aan structuur en duidelijkheid, o.a. over doelen
2 Conflict-fase team heeft behoefte aan ruimte op taak, begrenzing in omgangsvormen en begeleiding/training t.a.v. feedback en conflicthantering
3 Wij-fase team heeft behoefte aan ruimte op taak én samenwerking, begeleiding bij innoveren
4 Volwassen-fase team heeft behoefte zingeving, reflectie
2. Bepaal de teamopdracht
De tweede helikopter-blik gaat over de opdracht van het team als geheel. Veel managers verwachten samenwerking van teamleden, terwijl de prikkel of reden voor samenwerking onvoldoende aanwezig is. Er is gewoonweg geen gezamenlijke taak of doelstelling, of die wordt in elk geval niet zo beleefd. De individuele taken staan centraal en de samenhang ertussen is onvoldoende duidelijk.
Waarom zijn jullie eigenlijk een team? Wat wordt er verwacht vanuit de organisatie en vanuit de klant? Belangrijk is dat het team de opdracht samen inkleurt. Als manager blijf je in dit proces in de helikopter zitten: je kijkt vooruit, ziet de (stip op de) horizon en coacht het team om de route te bepalen: “Wat willen jullie samen bereiken? Waarom is dit belangrijk? Welke 3 resultaten hebben prioriteit in 2020? Hoe gaan jullie daarin samenwerken?”
3. Creëer een helpende(r) context
De derde blik vanuit de helikopter werp je op de omgeving van het team. Want die beïnvloedt vaak flink of een team wel of niet samenwerkt. Wat is er teveel of te weinig aanwezig, wat het teamfunctioneren beïnvloedt? Heeft het team draagvlak in de organisatie, genoeg eigen verantwoordelijkheid, tijd en andere randvoorwaarden om de taak uit te voeren?
De vraag is altijd hoeveel invloed het team zelf heeft op deze context. Deels wel: prikkel het team om invloed uit te oefenen op wat het wil veranderen. Vaak ligt hier echter ook een belangrijke taak voor jou als manager, om de omgeving te managen.
Als teamcoaches en trainers helpen we jou en je team graag om actie te ondernemen op al deze terreinen. We stappen graag met je in de helikopter.